Makalah Fungsi
Manajemen Controlling
Diajukan
Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Pembelajaran
Mata
Kuliah Pengantar Manajemen
Disusun
: kelompok I
 |
Dosen
Pengampu :
HMA. Wihermana Rusmanan, SE.,MSI
|
FAKULTAS EKONOMI
STIE LATIFAH MUBAROKIYAH
2012/2013
KATA
PENGANTAR
AssalamualaikumWr.Wb
Puji
dan syukur kita panjatkan ke khadirat Illahi Rabbi, yang mana telah melimpah
curahkan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga Tim Penulis dapat menyelesaikan salah
satu tugas mata kuliah Pengantar Manajemen,
dan Tim Penulis mengambil tema makalah yang berjudul ‘Fungsi manajemen controlling”
Shalawat
dan salam semoga selamanya terlimpah curahkan kepada junjunan kita yakni Nabi
Muhammad Saw.
Tidak
lupa penulis ucapakan terimakasih yang sebesar-besarnya atas bimbingan dan
arahannya kepada :
1. HMA.
Wihermana Rusmanan, SE.,MSI,
selaku dosen pembimbing yang telah
membantu, membimbing dan memotivasi dalam penyusunan karya tulis ini.
2.
Rekan
– rekan mahasiswa Fakultas Ekonomi Program Studi manajemen Sekolah Tinggi Ilmu
Ekonomi Latifah Mubarokiyah (STIELM).
Tim
Penulis juga menyadari bahwa, makalah ini, masih jauh dari kesempurnaan. Oleh
karena itu, Tim Penulis mengharapkan kritik dan saran untuk membangun
kelancaran serta kesempurnaan penulisan selanjutnya.
Akhir
kata semoga makalah ini banyak bermanfaat bagi penulis khususnya dan bagi
pembaca pada umumnya. Amin.
Wassalamu’alaikumWr.Wb.
Tasikmalaya, 15 Oktober 2012
Tim Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR………………………………..………………………….i
DAFTAR ISI………………………………………...…………………………..ii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar
Belakang……………………………………………………………1
1.2 Permasalahan………………………………………..……………………1
1.3 Maksud dan
Tujuan Penyusunan Makalah…….…………………………2
1.4 Metode
Penyusunan Makalah……………………………..……………..3
1.5 Sistematika
Penyusunan Makalah…………………………………….….3
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Pengertian
Pengawasan…………………………………..………………4
2.2 Tujuan dan
Bidang-bidang Pengawasan………………………………….5
2.2.1 Produksi…………………………………………………………..5
2.2.2 Pemasaran………………………………………………………...6
2.2.3 Keuangan…………………………………………………………6
2.2.4 Personalia…………………………………………………………6
2.2.5 Administrasi (Perkantoran)………………………………………6
2.3 Elemen-elemen
Esensial dalam Manajemen Pengawasan……………….6
2.4 Fungsi
Pengawasan………………………………………………………9
2.4.1 Pengawasan Pendahuluan (Feedforward Control’s)……………...9
2.4.2 Pengawasan Berjalan (Concurrent Control’s)…………………..10
2.4.3 Pengawasan Umpan Balik (Postaction Control’s)………………10
2.5 Prinsip-prinsip
Controlling……………………………………………...10
2.5.1 Tiik Kontrol
Strategis (Strategic Point Control)…………..……10
2.5.2 Umpan Balik (Feedback)……………………………………….11
2.5.3 Kontrol yang Fleksibel (Flexible Control)…………………..….11
2.5.4 Kesesuaian Organisasi (Organizational Suitability)…………….11
2.5.5 Kontrol Diri (Self Control)……………………………………...11
2.5.6 Kontrol Langsung (Direct Control)……………………………..11
2.5.7 Faktor Manusia (Human Factor)………………………………..12
2.6 Macam dan
Jenis-jenis Pengawasan……………………………………12
2.6.1
Menurut Ruang Lingkupnya……………………………………12
2.6.2 Menurut Obyek Pengawasan……………………………………12
2.6.3 Menurut Pihak yang Mengawasi………………………………..12
2.6.4 Menurut Waktu………………………………………………….13
2.7 Pengawasan
merupakan Aspek Penting dalam Manajemen…………….14
2.8 Asas-asas
Pengawasan…………………………………………………..15
2.9 Sifat dan
Waktu Pengawasan…………………………………………...16
2.10 Karakteristik
Sistem Pengawasan yang Efektif…………………………18
2.11 Cara-cara
Pengawasan yang Baik……………………………………….19
2.12 Langkah-langkah
dan Proses Pengawasan………………………………19
BAB III PENUTUP
3.1 Simpulan…………………………………………………………………21
DAFTAR
PUSTAKA …………………………………………………………24
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar
Belakang
Pengawas
atau controller dapat diibaratkan dengan navigator kapal. Navigator kapal yang
sudah terlatih itu membantu kapten kapal. Tanpa seorang navigator, kapal dapat
terkandas pada batu karang atau kehilangan haluan, tetapi hak untuk memberi
komando tetap berada di tangan kapten kapal. Navigator hanya memberi petunjuk
dan memberitahukan kapten, bagaimana posisi kapal yang sedang dikemudikan itu.
Jadi organisasi atau badan usaha juga bisa diibaratkan sebagai kapal, sehingga
peran pengawas (controller) sangat penting dalam maju mundurnya suatu
organisasi atau badan usaha.
Pengawasan
(Controlling) sendiri memiliki arti penemuan, penerapan cara dan alat untuk
menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan
dan mencapai tujuan yang diharapkan. Dengan adanya manajemen pengawasan
(controlling) dimaksudkan untuk mengawasi kegiatan-kegiatan organisasi agar
pelaksanaan kegiatan tersebut sejalan dengan tujuan yang ditetapkan.
Secara
singkat, dapat dikatakan bahwa fungsi ini berusaha untuk menjamin kegiatan
organisasi bergerak ke arah tujuannya. Dengan adanya fungsi pengawasan, dapat
diketahui apakah pelaksanaan kegiatan berjalan sebagaimana semestinya atau
terjadi kesalahan atau penyimpangan. Jika telah diketahui, tindakan lebih
lanjut dapat dilaksanakan. Kemudian, dapat diusahakan untuk meningkatkannya dan
jika terjadi kesalahan dapat dilakukan perbaikan.
1.2
Rumusan Masalah
Kami sebagai
penulis, memiliki beberapa point-point permasalahan mengenai “Manajemen
Pengawasan (Controlling)” ini, yaitu sebagai berikut :
1)
Apa yang dimaksud dengan pengawasan
?
2)
Apa saja tujuan dan bidang-bidang
pengawasan ?
3)
Bagaimana elemen-elemen esensial
yang ada di dalam tiap sistem kontrol sendiri ?
4)
Ada berapa fungsi, tipe, dan proses
pengawasan dalam manajemen ?
5)
Bagaimana menerapkan prinsip-prinsip
kontrol yang berguna untuk mengembangkan sistem kontrol ?
6)
Ada berapa macam dan jenis-jenis
pengawasan jika ditinjau dari setiap segi ?
7)
Apakah pengawasan itu merupakan
aspek penting dalam manajemen ?
8)
Apa saja asas-asas yang menyangkut
tentang pengawasan ?
9)
Bagaimana sifat dan waktu dalam
pengawasan ?
10) Bagaimana
karakteristik sistem pengawasan yang lebih efektif ?
11) Bagaimana
cara-cara melakukan pengawasan yang baik ?
12) Bagaimana
langkah-langkah dan proses pengawasan ?
1.3
Tujuan Penyusunan Makalah
Adapun tujuan kami sebagai penulis dalam membuat makalah ini :
1)
Agar dapat memahami tentang
pengertian dari pengawasan.
2)
Agar mengetahui tujuan dan
bidang-bidang pengawasan.
3)
Agar mengetahui elemen-elemen
esensial yang ada dalam tiap sistem kontrol.
4)
Agar mengetahui fungsi, tipe dan
proses dalam pengawasan.
5)
Agar mengetahui prinsip-prinsip
dalam pengawasan.
6)
Agar bisa mengetahui macam dan
jenis-jenis pengawasan.
7)
Agar mengetahui bahwa pengawasan itu
adalah aspek yang sangat penting.
8)
Agar mengetahui asas-asas yang
terkait dengan pengawasan.
9)
Agar mengetahui sifat dan waktu dalam
pengawasan
10) Agar
mengetahui karakteristik sistem pengawasan yang efektif.
11) Agar
mengetahui cara-cara melakukan pengawasan yang baik.
12) Agar
mengetahui cara-cara dan langkah-langkah dan proses pengawasan.
1.4
Metode Penyusunan Makalah
Dalam
pembuatan makalah ini, yang berkaitan tentang Manajemen Pengawasan
(Controlling), kami menggunakan metode dengan melihat sumber-sumber seperti
media cetak dan media elektronik, dan sumber-sumber lain yang relefan.
1.5
Sistimatika
Penyusunan Makalah
Makalah ini disusun dengan menggunakan sistimatika sebagai berikut :
v
BAB I Pendahuluan, meliputi
latar belakang, rumusan masalah, tujuan penyusunan makalah, metode penyusunan
makalah, dan sistimatika penyusunan makalah.
v
BAB II Isi laporan, meliputi
uraian dalam bentuk pemaparan (deskriptif).
v
BAB III Penutup, meliputi
simpulan dan juga termasuk daftar isi.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1
Pengertian Pengawasan (Controlling)
Controling merupakan salah satu fungsi manajemen yang harus
dilaksanakan oleh seorang controller ( pengawas). Pengawasan dilakukan untuk
menemukan dan mengoreksi adanya penyimpangan-penyimpangan dari hasil yang telah
dicapai dibandingkan dengan rencana kerja yang telah ditetapkan, pada setiap
tahap-tahap kegiatan perlu dilakukan pengawasan. Sebab apabila terjadi penyimpangan
akan lebih cepat melakukan koreksi atau perbaikan.
Seorang controller ( pengawas ) harus menyelaraskan tingkat jaminan
sumber daya dengan kebutuhan rencana-rencana yang pasti dengan proses mencatat
atau dengan pengendalian perkembangan ke arah tujuan pokok dan sasaran serta
metode pencapaiannya yang memungkinkan seorang pengawas melihat lebih awal
adanya penyimpangan. Oleh karena itu, pengawasan berkaitan erat dengan
perencanaan.
Pengawasan ( Controlling ) dapat diartikan secara negatif, positif, dan
dalam arti luas. Dalam arti negatif pengawasan dapat diartikan sebagai tindakan
mencari-cari kesalahan kemudian memberikan sanksi, dan melakukan
larangan-larangan. Dalam arti positif pengawasan ialah tindakan-tindakan agar
organisasi atau perusahaan berjalan terarah, tidak terjadi kesalahan-kesalahan,
penyimpangan atau kebocoran di segala bidang. Sedangkan dalam arti luas,
pengawasan adalah aktifitas controller untuk melakukan pengamatan, penelitian
dan penilaian dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi atau perusahaan yang
sedang atau telah berjalan untuk mencapain tujuan yang telah ditetapkan.
Adapun pengertian pengawasan menurut beberapa pakar ekonomi, antara
lain :
ü
Earl P
Strong : Pengawasan adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan,
agar sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana.
ü
Haroold
Koontz : Pengawasan adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja
bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan
perusahaah dapat terselenggara.
ü
G. R.
Terry : Pengawasan dapat dirumuskan sebagai proses penentuan apa yang harus
dicapai yaitu, standar apa yang sedang dijalankan yaitu pelaksanaan, menilai
pelaksanaan dan bila perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan
sesuai dengan rencana yaitu selaras dengan standar.
2.2
Tujuan dan Bidang-bidang Pengawasan
Sesuai dengan pengertian pengawasan dalam arti
luas, maka pengawasan bertujuan :
ü
Menemukan dan menghilangkan
kemacetan yang mungkin timbul.
ü
Melakukan pencegahan dan perbaikan
kesalahan yang ada.
ü
Mencegah penyimpangan
ü
Mengadakan koreksi apakah hasil
sesuai rencana,
ü
Memperoleh efisiensi dan
efektifitas.
ü
Mendidik pegawai dan mempertebal
rasa tanggung jawab.
Dalam kenyataannya pengawasan
tidak hanya dilakukan bagi para pekerja di perusahaan, namun mencakup hampir
semua bidang dalam perusahaan. Secara singkat pengawasan dapat dilakukan pada
bidang :
2.2.1
Produksi
Di bidang ini pengawasan dimulai saat menerima pesanan dari pembeli,
kemudian melakukan pembelian bahan sampai dengan produk selesai dibuat. Hal ini
meliputi pula pengawasan persediaan barang dan pengawasan kualitas serta
kuantitas produk.
2.2.2
Pemasaran
Tugas bagian
ini dimulai saat produk akan dikirim ke pasar atau konsumen. Oleh karena itu
biasanya pengawasan berawal dari sini, tetapi adakalanya bagi perusahaan yang
cukup besar sebelumnya sudah dimulai dengan riset dan mengumpulkan informasi
dari pasar.
2.2.3
Keuangan
Bidang ini
harus ditangani dengan cepat, tepat, dan akurat. Pengolahan dan pengawasan yang
kurang teliti akan berakibat terjerumusnya perusahaan di dalam masalah keuangan
yang bertujuan agar perusahaan dapat menekan biaya-biaya yang digunakan.
2.2.4
Personalia
Bidang ini
merupakan factor penting yang akan ikut menentukan tercapainya tujuan suatu
organisasi sehingga perlu mendapatkan perhatian yang serius. Tugas dari bidang
ini adalah mengatur, membina, menggerakkan, mengarahkan, serta mengembangkan
pegawai agar mampu menyelesaikan tugas-tugasnya secara efektif dan efisien guna
menunjang tercapainya tujuan perusahaan atau organisasi.
2.2.5
Administrasi (Perkantoran)
Bidang ini
merupakan penerapan fungsi manajemen dibidang perkantoran, yaitu perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan kantor agar tujuan perusahaan
dapat tercapai dan karyawan merasa puas.
2.3
Elemen-elemen Esensial dalam
Manajemen Pengawasan
Esensi kontrol terletak pada
pengawasan langkah-langkah yang ada dikaitkan dengan hasil yang diinginkan yang
ditentukan di dalam proses perencanaan. Elemen-elemen esensial dalam tiap
sistem kontrol adalah :
ü
Tujuan
yang ditentukan sebelumnya, demikian juga rencana, kebijaksanaan, standar,
norma, aturan keputusan, kriteria, atau tolak ukur.
ü
Alat
pengukur untuk kegiatan yang sedang berjalan (bila mungkin secara kuantitatif).
ü
Alat
untuk pembanding kegiatan yang sedang berjalan dengan kriteria.
ü
Beberapa
sarana koreksi atas kegiatan yang sudah berjalan seperti untuk mencapai hasil
yang diinginkan.
Elemen pertama dari suatu sistem
melibatkan jawaban atas pertanyaan: kira-kira hasilnya akan bagaimana? Elemen
ini menuntut perhatian akan masa yang akan datang atas apa yang diinginkan dan
apa yang diharapkan. Usaha untuk meramalkan kejadian yang akan datang merupakan
dasar untuk menafsirkan kejadian yang aktual sedang berjalan. Ramalan yang
lemah sekalipun, merupakan kerangka kerja untuk lebih baik memahami pengalaman.
Kriteria yang ditentukan sebelumnya dapat diterapkan dengan bebas. Tujuannya
bisa dinilai oleh orang lain, baik atau tidak baik.
Suatu sistem kontrol yang berfaedah tidak dinilai dari baiknya tujuan.
dia hanya menyajikan sarana yang mengarahkan aktifitas ke suatu tujuan aktual.
Kriteria yang di tentukan sebelumnya harus dinyatakan secara eksplisit. Maka
dari itu, pernyataan kuantitatif lebih diutamakan. Dalam manajemen produksi,
unit-unit fisik, seperti angkutan per-ton, jarak, unit-unit per jam, kerja
mesin, atau berat limbah per-unit keluaran atau out put, dapat memberikan tolok
ukur yang sederhana dan langsung untuk operasi. Dalam manajemen financial,
nilai uang atau dollar berlaku sebagai pernyataan khusus untuk norma-norma.
Seringkali para manajer financial menggunakan keberhasilan yang lalu sebagai
tolok ukur kasar untuk mengontrol operasi yang berjalan, contohnya, laporan 12
bulan yang lalu. Asumsinya adalah bahwa prestasi yang lalu tidak terlalu jelek
dan bahwa apabila dapat disamakan atau dilewati, maka perusahaan tidak akan
mundur. Para manajer pemasaran sebaliknya seringkali menggunakan data- data
industry sebagai tolok ukur yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk
membandingkan hasil-hasil penjualannya sendiri. Mereka juga mengembangkan yang
didasarkan pada potensi pasar untuk digunakan sebagai tujuan yang ditentukan
sebelumnya.
Elemen kedua dalam sistem kontrol ialah pengukuran prestasi aktual.
Langkah ini pada umumnya menuntut perhatian khusus dan pengeluaran, karena
pencatatan dan laporan-laporan haruslah disusun untuk menyampaikan informasi
dalam bentuk yang cocok untuk sistem kontrol. Pengukuran-pengukuran prestasi
aktual harus dalam unit sama dengan yang ditentukan kriteria sebelumnya.
Pelaporan prestasi aktual yang benar menaikkan nilai sistem kontrol. Perbaikan-
perbaikan dalam pemprosesan data yang baru ini meningkatkan kecepatan pelaporan
data-data tersebut.
Elemen ketiga sistem kontrol melibatkan studi pertautan. Teknik
tersebut seperti ratio, kecenderungan, ekuasi matematis, dan peta-peta membantu
mengartikan pengukuran-pengukuran prestasi aktual dengan menunjukan hubungan
antara pengalaman aktual atas kriteria yang ditetapkan terdahulu. Gunanya
pembandingan prestasi yang lalu dengan prestasi yang sudah direncanakan ialah
tidak hanya untuk mengetahui apabila ada kesalahan tetapi juga untuk
memungkinkan manajer meramalkan problem di masa datang. Suatu sistem kontrol
yang baik akan memberikan informasi secepatnya sehingga hambatan-hambatan dapat
dicegah.
Elemen keempat suatu sistem kontrol ialah tahap membuat koreksi. Elemen
keempat ini melibatkan suatu keputusan untuk tidak melakukan kegiatan apapun
apabila prestasi “tidak terkontrol”.
Dua tipe dasar kekeliruan yang menghinggapi manajer dalam mengambil
tindakan korektif ialah :
ü
Mengambil
tindakan justru ketika tidak diperlukan.
ü
Salah
mengambil langkah justru ketika langkah korektif diperlukan.
Suatu sistem kontrol yang baik
harus memberikan beberapa dasar yang membantu manajer mengestimasikan resiko-resikonya
sehubungan dengan tipe-tipe kekeliruan di atas. Sudah barang tentu, tes akhir
suatu sistem kontrol ialah tindakan korektifnya jatuh pada waktu yang tepat.
2.4
Fungsi Pengawasan
Fungsi pengawasan dimaksudkan
untuk mengawasi kegiatan-kegiatan organisasi agar pelaksanaan kegiatan tersebut
sejalan dengan tujuan yang ditetapkan. Begitu pula dengan seluruh unsur yang
ada didalamnya agar saling mendukung dan bekerja bersama-sama untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan, Secara singkat, dapat dikatakan bahwa fungsi ini
berusaha untuk menjamin kegiatan organisasi bergerak ke arah tujuannya.
Fungsi pengawasan meliputi beberapa tindakan,
antara lain :
1)
Menetapkan standar prestasi.
2)
Mengukur prestasi yang sedang
berjalan dan membandingkannya dengan standar yang telah ditetapkan.
3)
Mengambil tindakan untuk memperbaiki
prestasi yang tidak sesuai dengan standar.
Pengawasan merupakan suatu proses untuk
menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Pengawasan
manajemen adalah usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan
tujuan perencanaan, membandingkan kegiatan nyata dengan tujuan perencanaan,
membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang ditetapkan sebelumnya,
menentukan dan mengukur penyimpangan-penyipangan serta mengambil tindakan
koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan
dipergunakan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan
dengan cara paling efektif dan efisiensi dalam pencapaian tujuan-tujuan
perusahaan.
Ada tiga tipe pengawasan, berdasarkan proses
kegiatan yaitu :
2.4.1
Pengawasan Pendahuluan (Feedforward
Control’s)
Dirancang untuk mengantisipasi adanya penyimpangan dari standar atau tujuan
dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu
diselesaikan.
2.4.2
Pengawasan Berjalan (Concurrent
Control’s)
Pengawasan
yang dilakukan bersama dengan pelaksanaan kegiatan Merupakan proses di mana
aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu atau syarat tertentu
harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan - kegiatan bisa dilanjutkan, untuk menjadi
semacam peralatan "double check" yang telah menjamin ketepatan
pelaksanaan kegiatan.
2.4.3
Pengawasan Umpan Balik (Postaction
Control’s)
Pengawasan ini adalah untuk memastikan bahwa output yang dihasilkan sesuai
dengan standar dengan kata lain sebagai pengukur hasil dari suatu kegiatan yang
telah diselesaikan.
Ada
beberapa tahap proses pengawasan antara lain :
1)
Penetapan standard kegiatan
2)
Penentuan pengukuran kegiatan
3)
Pengukuran pelaksanaan kegiatan
nyata
4)
Membandingkan pelaksanaan kegiatan
dengan standard dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan.
5)
Mengambil tindakan pengoreksian bila
dianggap perlu
2.5
Prinsip-prinsip Kontrol
Beberapa
ide dasar tertentu sangat berguna dalam pengembangan sistem kontrol.
Prinsip-prinsip kontrol terdiri dari :
2.5.1
Titik
Kontrol Strategis (Strategic Point Control)
Kontrol terbaik hanya bisa diperoleh apabila
titik-titik kritis, titik kunci, dan titik batas dapat diidentifisir dan
perhatian khusus diarahkan pada penyesuaian titik-titik tersebut. Usaha
mengontrol semua titik cenderung akan menambah usaha sia-sia saja dan
mengurangi perhatian atas problem-problem penting. Kontrol yang baik tidak
berarti kontrol yang maksimum, karena kontrol itu mahal.
2.5.2
Umpan
Balik (Feedback)
Umpan balik adalah proses penyesuaian kegiatan
yang akan datang atas dasar informasi prestasi. Manajemen banyak menggunakan
prinsip umpan balik di bidang-bidang yang pada permulaan nampaknya tidak
berhubungan.
2.5.3
Kontrol
yang Fleksibel (Flexible Control)
Setiap sistem kkontrol harus peka terhadap perubahan kondisi.
Seringkali sistem kontrol menuntut penyesuaian diri dengan
perkembangan-perkembangan baru, termasuk kegagalan dari sistem kontrol itu
sendiri.
2.5.4
Kesesuaian
Organisasi (Organizational Suitability)
Kontrol harus terpola untuk keperluan organisasi.
Arus informasi mengenai prestasi yang sedang berjalan harus sesuai dengan
struktur organisasi. Untuk dapatnya mengontrol keseluruhan kegiatan / operasi,
seorang atasan harus menemukan suatu pola yang akan memberikan kontrol terhadap
semua bagian.
2.5.5
Kontrol
Diri (Self Control)
Unit-unit dapat direncanakan untuk mengontrol
diri sendiri. Apabila suatu department dapat mempunyai tujuan masing-masing
serta system kontrolnya, control yang mendetail dapat ditangani didalam
department itu sendiri.
2.5.6
Kontrol
Langsung (Direct Control)
Setiap sistem kontrol harus didesain untuk
memelihara kontak langsung antara pengontrol dan yang dikontrol. Meskipun telah
tersedia sejumlah sistem kontrol yang dilaksanakan oleh spesialis-spesialis,
supervisor pada tingkat pertama masih diperlukan karena mengenal langsung
prestasinya.
2.5.7
Faktor
Manusia (Human Factor)
Tiap sistem kontrol yang menyangkut orang
berkaitan dengan cara-cara psikologis bagaimana orang itu memandang suatu
sistem. Suatu sistem kontrol yang disusun dengan desain rapi kemungkinan akan
gagal karena manusianya tidak menguntungkan untuk sistem itu.
2.6
Macam dan
Jenis – jenis Pengawasan
Ada beberapa macam pengawasan ditinjau dari beberapa segi
antara lain:
2.6.1
Menurut
Ruang Lingkupnya
ü
Pengawasan
Administrasi yaitu pengawasan yang meliputi seluruh aktifitas organisasi atau
perusahaan.
ü
Pengawasan
Manajerial yaitu pengawasan yang bersifat khusus yang berlaku hanya untuk suatu
bagian atau unit tertentu saja.
2.6.2
Menurut
Obyek Pengawasan
ü
Pengawasan
keuangan
ü
Pengawasan
kepegawaian
ü
Pengawasan
pemasarann
ü
Pengawasan
produksi
ü
Pengawasan
kualitas
ü
Pengawasan
persediaan
ü
2.6.3
Menurut
Pihak yang Mengawasi
1)
Internal
control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh aparat pengawasan yang ada dalam
organisasi atau perusahaan itu sendiri.
2)
External
control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh aparat pengawasan dari luar
organisasi atau perusahaan.
3)
Direct
Control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan yang bersangkutan (
pengawasan langsung ).
4)
Indirect
Control, yaitu pengawasan yang dilakukan bukan oleh atasan langsung, misalnya
pengawasan oleh kepala biro, atau kepala bagian ( pengawasan tidak langsung).
5)
Formal
Control, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh masyarakat ( sosial
control),misalnya oleh berbagai media.
2.6.4
Menurut
Waktu
1)
Preventif
Control, yaitu pengawasan yang bersifat pencegahan sebelum terjadinya kesalahan
atau penyimpangan.
2)
Reprensif
Control, yaitu pengawasan setelah terjadinya penyimpangan atau kesalahan.
Selain macam pengawasan di atas,
ada beberapa jenis dari pengawasan, diantaranya :
ü
Pengawasan
Kemudi (Steering Control) atau disebut pula pengawasan umpan maju (feed forward
control), pengawasan ini dirancang untuk mendeteksi adanya penyimpangan dari
tujuan yang telah ditetapkan dan memperbolehkan mengambil tindakan koreksi
sebelum kegiatan selesai dikerjakan.
ü
Pengawasan
Skrening (Screening Control), bisa disebut pengawasan ya atau tidak (yes or no
control). Tipe pengawasan ini merupakan proses yang terlebih dahulu menyetujui
aspek tertentu dari sebuah prosedur, atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu
sebelum kegiatan dilanjutkan. Disini segi keamanan merupakan faktor kunci dan
bahkan dapat memberikan keamanan ekstra kepada manajer.
ü
Pengawasan
Purnakarya (Post Action Control) atau disebut pengawasan umpan balik (Feed Back
Control), jenis pengawasan ini mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang
telah diselesaikan.
2.7
Pengawasan
merupakan Aspek Penting dalam Manajemen
Dalam hal ini, terdapat beberapa
alasan akan pentingnya pengawasan di dalam setiap organisasi :
1)
Adanya
perubahan di lingkungan organisasi
Menyebabkan fungsi pengawasan harus dilaksanakan agar dampak dari
perubahan-perubahan tersebut segera dapat dideteksi sehingga manajemen akan
mampu menghadapi tantangan dan peluang yang disebabkan oleh perubahan itu.
Misalnya timbulnya perubahan teknologi, adanya pesaing-pesaing baru yang
muncul.
2)
Organisasi
menjadi semakin kompleks
Pada umumnya organisasi saat ini cenderung bercorak desentralisasi,
maka kegiatan perusahaan menjadi terpisah-pisah secara geografis, lebih luas
dan kompleks. Demikian juga jika banyak dipakai penyalur dalam penjualan
produk, maka untuk menjaga kualitas dan profitabilitas, perlu system pengawasan
yang lebih teliti.
3)
Timbulnya
kesalahan-kesalahan dalam bekerja
Untuk mendeteksi adanya kesalahan yang mungkin diperbuat oleh pelaku
organisasi, maka digunakan fungsi pengawasan, semakin jarang pekerja melakukan
kesalahan, semakin sederhana manajemen melakukan fungsi pengawasan.
4)
Kebutuhan
manajer untuk mendelegasikan wewenang
Mengimplementasikan sistem pengawasan merupakan
cara yang tepat untuk memeriksa pelaksanaan tugas-tugas pekerja yang telah
didelegasikan. Namun demikian, manajer harus dapat menjaga keseimbangan antara
pengawasan dengan kebebasan pribadi dari pekerja supaya tidak mematikan
kreatifitas.
2.8
Asas – asas
Pengawasan
Harold Kontz dan Cyril O
Donnel menetapkan asas pengawasan sebagai berikut:
1)
Asas
tercapainya tujuan (Principle of assurance of objective). Pengawasan harus
ditujukan ke arah tercapainya tujuan, yaitu dengan mengadakan perbaikan
(koreksi) untuk menghindarkan penyimpangan-penyimpangan / deviasi dari
perencanaan.
2)
Asas
efisiensi dan pengawasan (Principle of efficiency and control). Pengawasan itu
efisien bila dapat menghindarkan deviasi dari perencanaan, sehingga tidak
menimbulkan hal-hal lain di luar dugaan.
3)
Asas
tanggung jawab pengawasan (Principle of control responsibility). Pengawasan
hanya dapat dilaksanakan apabila manajer bertanggungjawab penuh terhadap
pelaksanaan rencana.
4)
Asas
pengawasan terhadap masa depan (Principle of future control). Pengawasan yang
efektif harus ditujukan ke arah pencegahan penyimpangan perencanan yang akan
terjadi baik pada waktu sekarang maupun masa yang akan datang.
5)
Asas
pengawasan langsung (Principle of direct control). Teknik kontrol yang paling
efektif ialah mengusahakan adanya manajer yang berkualitas baik. Pengawasan itu
dilakukan manajer atas dasar bahwa manusia itu sering berbuat salah. Cara yang
paling tepat demi pelaksanaan yang sesuai dengan perencanaan ialah mengusahakan
agar petugas memiliki kualitas yang baik.
6)
Asas
refleksi perencanaan (Principle of replection of plans). Pengawasan harus
disusun dengan baik, sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan
perencanaan.
7)
Asas
penyesuaian dengan organisasi (Principle of organizational suitability).
Pengawasan harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi. Manajer dan
bawahannya merupakan sarana untuk melaksanakan rencana. Dengan demikian
pengawasan yang efektif harus disesuaikan dengan besarnya wewenang manajer,
sehingga mencerminkan struktur organisasi.
8)
Asas
pengawasan individual (Principle of individuality of control). Pengawasan dan
teknik pengawasan harus sesuai dengan kebutuhan manajer, teknik kontrol harus
ditujukan terhadap kebutuhan-kebutuhan akan informasi setiap manajer, ruang
lingkup informasi yang dibutuhkan itu berbeda satu sama lain, tergantung
tingkat dan tugas manajer.
9)
Asas
standar (Principle of standard). Kontrol yang efektif dan efisien memerlukan
standar yang tepat, yang berguna sebagai tolok ukur pelaksanaan dan tujuan yang
akan dicapai.
10) Asas pengawasan terhadap strategis (Principle of strategic point
control). Pengawasan yang efektif dan efisien memerlukan adanya perhatian yang
ditujukan terhadap faktor- faktor yang strategis dalam perusahaan.
11) Asas kekecualian (The exception principle). Efisiensi dalam kontrol
membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor kekecualian.
Kekecualian ini dapat terjadi dalam
keadaan tertentu ketika situasi berubah atau tidak sama.
12) Asas pengendalian pleksibel (Principle of flexibility of control).
Pengawasan harus luwes untuk menghindarkan kegagalan pelaksanaan rencana.
13) Asas Peninjauan Kembali (Principle of review). Sistem kontrol harus
ditinjau berkali-kali, agar sistem yang digunakan berguna untuk mencapai
tujuan.
14) Asas tindakan (Principle of action). Pengawasan dapat dilakukan apabila
ada ukuran-ukuran untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan rencana,
organisasi, staffing dan directing.
2.9
Sifat dan
Waktu Pengawasan.
Sifat dan waktu pengawasan/ control dibedakan atas :
1)
Preventif
Control
Pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dikerjakan dengan maksud
supaya tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan. Hal ini bisa dilakukan dengan
menggunakan beberapa cara, yaitu :
a)
Membuat
peraturan-peraturan yang berhubungan dengan tata cara suatu kegiatan atau
dibuat tata tertib.
b)
Membuat
pedoman – pedoman kerja.
c)
Menetapkan
sanksi – sanksi terhadap pembuat kesalahan.
d)
Menentukan
kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab.
e)
Mengorganisasikan
segala macam kegiatan.
f)
Menentukan
system koordinasi pelaporan dan pemeriksaan.
2)
Represive
Control
Pengawasan yang dilakukan setelah terjadi penyimpangan dalam
pelaksanaan kegiatan, agar tidak terjadi pengulangan kesalahan, sehingga
sasaran dapat tercapai. Hal ini bisa dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut
:
a)
Membandingkan
antara hasil-hasil kegiatan dengan rencana yang telah ditentukan.
b)
Mencari
penyebab-penyebab terjadinya penyimpangan dan mencari solusinya.
c)
Memberikan
penilaian terhadap hasil kegiatan, termasuk kegiatan para penanggungjawabnya.
d)
Melaksanakan
sanksi yang telah ditentukan terhadap pembuat kesalahan.
e)
Menilai
kembali prosedur-prosedur yang telah ditentukan.
f)
Mengecek
kebenaran laporan yang dibuat para petugas pelaksana.
3)
Pengawasan
yang dilakukan di tengah proses penyimpangan terjadi.
Pengawasan ini dilakukan di tengah proses penyimpangan yang terjadi
untuk menghindarkan kegagalan pelaksanaan rencana.
4)
Pengawasan
berkala
Pengawasan berkala yaitu pengawasan yang dilakukan secara berkala
sebulan sekali atau satu kuartal sekali atau satu tahun sekali.
5)
Pengawasan
mendadak
Pengawasan mendadak ialah pengawasan yang dilakukan secara mendadak
tanpa ada pemberitahuan terlebih dahulu.
2.10 Karakteristik Sistem Pengawasan yang Efektif
1)
Akurat ;
setiap data harus akurat, jika tidak mengakibatkan organisasi tidak tepat dalam
mengambil keputusan untuk mengoreksi suatu penyimpangan.
2)
Tepat
waktu ; informasi segera dikumpulkan, diarahkan dan dievaluasi jika hendak
diambil tindakan yang tepat pada waktunya untuk perbaikan.
3)
Obyektif
dan Komprehensif ; informasi dalam sistem pengawasan harus dapat dipahami dan
dianggap obyektif oleh individu yang menggunakannya.
4)
Dipusatkan
pada titik pengawasan strategis ; sistem pengawasan sebaiknya dipusatkan pada
daerah yang paling banyak kemungkinan akan terjadi penyimpangan dari standar.
5)
Ekonomis
; biaya untuk implementasi sistem sebaiknya lebih kecil daripada keuntungan
yang diperoleh dari sistem itu.
6)
Fleksibel
; sistem harus fleksibel agar organisasi lebih mudah bertindak untuk mengatasi
perubahan yang kurang menguntungkan atau memanfaatkan kesempatan-kesempatan
baru.
7)
Dapat
diterima oleh seluruh anggota organisasi ; idealnya jika sistem tersebut dapat
menghasilkan prestasi yang tinggi diantara para anggota organisasi dengan
membangkitkan perasaan bahwa mereka memiliki otonomi, tanggung jawab dan kesempatan
untuk mencapai tujuan.
8)
Dapat
diorganisasikan dengan arus pekerjaan organisasi. Hal ini disebabkan oleh:
·
Setiap
langkah dalam proses pekerjaan dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan
seluruh operasi.
·
Informasi
pengawasan harus sampai kepada orang yang memerlukannya.
2.11 Cara – cara Pengawasan yang baik
1)
Pengawasan
harus mendukung sifat atau kebutuhan dari kegiatan. Untuk masing-masing
kegiatan cara pengawasannya pun berbeda – beda, antara organisasi kecil dan
besar juga berbeda.
2)
Pengawasan
harus segera melaporkan setiap ada penyimpangan, jika ada penyimpangan yang
terlambat diatasi maka hal itu akan menjadi parah dan memperumit tindakan
korektif yang akan dilakukan.
3)
Pengawasan
harus berorientasi jauh ke depan. Manajemen perlu membuat perkiraan situasi
yang mungkin akan terjadi pada organisasi di masa depan.
4)
Pengawasan
harus akurat dan obyektif. Agar pengawasan menjadi obyektif, maka mutlak
diperlukan suatu ukuran sebagi pedoman pelaksanaannya.
5)
Pengawasan
harus fleksibel. Dalam melakukan pengawasan, perlu dicari alternatif-alternatif
rencana untuk situasi yang memungkinkan.
6)
Pengawasan
harus serasi dengan pola organisasi. Jika satu bagian membuat kekeliruan, maka
hal itu harus diatasi bersama- sama dengan kegiatan lain yang merupakan satu
kesatuan organisasi.
2.12 Langkah-langkah
dan Proses Pengawasan
1)
Menetapkan
standard and metode untuk mengukur prestasi. Misalkan beberapa target yang
harus dicapai/ beberapa jumlah produksi yang harus dicapai.
2)
Mengukur
prestasi kerja, hal ini merupakan proses yang berkesinambungan dan
berulang-ulang yang frekuensinya tergantung pada jenis aktiitasnya, sebaiknya
dilakukan dengan segera agar waktunya tidak terlalu panjang.
3)
Menentukan
apakah prestasi kerja memenuhi standar
4)
Merupakan
kelanjutan dari kedua langkah terdahulu yaitu membandingkan antara langkah
pertama dan langkah kedua.
5)
Mengambil
tindakan korektif, apabila tidak ada penyimpangan pada langkah pertama dan
kedua maka manajemen tidak perlu melakukan tindakan apa-apa. Tapi jika
sebaliknya, maka manajemen perlu melakukan tindakan korektif. Tindakan ini
dapat berupa perubahan aktifitas organisasi atau pada standar kerja yang telah
ditetapkan semula.
BAB III
PENUTUP
3.1
Simpulan
Adapun simpulan yang telah dirangkum
dari bagian awal sampai
akhir :
1)
Controling
merupakan salah satu fungsi manajemen yang harus dilaksanakan oleh seorang
controller ( pengawas).
2)
Pengawasan memiliki tujuan untuk
menemukan kemacetan, mencegah penyimpangan, melakukan koreksi,memperoleh
efisiensi dan efektifitas, dan mempertebal rasa tanggung jawab dan dapat
dilakukan pada bidang produksi, pemasaran, keuangan, personalia, dan
administrasi.
3)
Elemen-elemen esensial dalam sistem
kontrol adalah sebagai alat ukur, pembanding, dan sarana koreksi kegiatan yang
sedang berjalan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
4)
Fungsi
pengawasan dimaksudkan untuk mengawasi kegiatan-kegiatan organisasi agar
pelaksanaan kegiatan tersebut sejalan dengan tujuan yang ditetapkan.dan
meemiliki tiga tipe pengawasan berdasarkan proses kegiatan, yaitu
ada tipe pengawasan pendahuluan, pengawasan berjalan, dan pengawasan umpan
balik.
5)
Prinsip-prinsip kontrol terdiri dari
titik Kontrol Strategis (Strategic Point Control), Umpan Balik (Feedback),
Kontrol yang Fleksibel (Flexible Control), Kesesuaian Organisasi
(Organizational Suitability), Kontrol Diri (SelfControl), Kontrol Langsung
(Direct Control), Faktor Manusia (Human Factor).
6)
Menurut tinjauan dari beberapa segi,
ada beberapa macam dan jenis pengawasan, yaitu menurut ruang lingkupnya, obyek
pengawasan, pihak yang mengawasi, dan waktu.
7)
Pengawasan merupakan aspek penting
dalam manajemen karena jika adanya perubahan di lingkungan organisasi, jika
organisasi semakin kompleks, jika timbulnya kesalahan-kesalahan dalam bekerja,
manajemen akan mampu menghadapi semua tantangan tersebut dan kebutuhan manajer
untuk mendelegasikan wewenangnya.
8)
Harold Kontz dan Cryil O Donnell
menetapkan asas pengawasan menjadi beberapa asas, diantaranya Asas tercapainya
tujuan (Principle of assurance of objective), Asas efisiensi dan pengawasan
(Principle of efficiency and control), Asas tanggung jawab pengawasan
(Principle of control responsibility), Asas pengawasan terhadap masa depan
(Principle of future control), Asas pengawasan langsung (Principle of direct
control), Asas refleksi perencanaan (Principle of reflection of plans), Asas
penyesuaian dengan organisasi (Principle of organizational suitability), Asas
pengawasan individual (Princple of individuality of control), Asas standar
(Principle of standard),Asas pengawasan terhadap strategis (Principle of
strategic point control), Asas kekecualian (The exception principle), Asas
pengawasan fleksibel (Principle of flexibility of control), Asas peninjauan
kembali (Principle of review), Asas tindakan (Principle of action).
9)
Sifat dan waktu pengawasan (control)
dibedakan atas preventive control, represive control, pengawasan yang dilakukan
tengah proses penyimpangan terjadi, pengendalian berkala, dan pengendalian
mendadak.
10) Karakteristik pengawasan yang efektif yaitu,
akurat, tepat waktu, obyektif dan komprehensif, dipusatkan pada titik
pengawasan strategis, ekonomis, fleksibel, dapat diterima oleh seluruh anggota
organisasi, dapat diorganisasikan dengan arus pekerjaan organisasi.
11) Cara-cara pengawasan yang baik itu,
diantaranya pengawasan harus mendukung sifat atau kebutuhan dari kegiatan,
harus segera melaporkan setiap ada penyimpangan, harus berorientasi jauh
kedepan, harus akurat dan obyektif, harus fleksibel, harus serasi dengan pola
organisasi.
12) Langkah-langkah dan proses pengawasan terdiri
dari, menetapkan standard and metode
untuk mengukur prestasi, mengukur prestasi kerja, menentukan apakah prestasi
kerja memenuhi standar, mengambil tindakan korektif.
DAFTAR PUSTAKA
myth90.blogspot.com/2010/01/makalah-pengawasan.html
indonesianhacker.blogspot.com/.../makala-manajemen-controlling.html
alisahbaniharahap.blogspot.com/.../fungsi-manajemen-controlling.html
ml.scribd.com/doc/77887723/Makalah-Controlling
id.wikipedia.org/wiki/Manajemen
No comments:
Post a Comment